Twizzit Help Center
Over de module “inschrijvingen”

Met de module “inschrijvingen” maak je prachtige formulieren in een handomdraai en volg je inschrijvingen op. Inschrijvingen kunnen voor tal van toepassingen gebruikt worden:

  • Aanmeldingen van nieuwe leden: Laat leden zich online aanmelden om lid te worden bij jouw club. Converteer de inschrijving naar een gebruiker zonder de gegevens manueel in te geven, en verzorg eveneens het lidmaatschap, groepsindeling, en familierelaties.
  • Inschrijvingen voor activiteiten: Laat leden zich inschrijven voor activiteiten en evenementen en controleer de toegang met tickets.
  • Verkoop van producten: Gebruik inschrijvingen om producten te verkopen, gebruikers online te laten betalen en bestellingen op te volgen.
  • Feedback verzamelen: Organiseer enquêtes en verzamel feedback van jouw leden.
Een nieuw formulier opbouwen

Maak een nieuw formulier aan voor elke activiteit, rondvraag of verkoop. Open hiervoor de module “inschrijvingen” en klik op “formulier maken”. Deze optie is enkel beschikbaar voor gebruikers met toegang tot het toevoegen van formulieren.

  1. Kies één van de templates (klik op leeg formulier om zelf een formulier op te bouwen)of kies een bestaand formulier om te kopiëren. Bij het kopiëren van een formulier worden alle velden en instellingen overgenomen van het bestaande formulier, met uitzondering van inschrijvingen en tickets.
  2. Geef een naam en omschrijving op voor het formulier. Deze zullen steeds weergegeven worden boven het formulier en zullen de gebruiker helpen het formulier terug te vinden.
  3. Bouw de inhoud van het formulier op door de gewenste velden aan de rechterkant in het formulier te slepen.
Formulier instellingen

De instellingen vind je rechts bovenaan in de tab “formulier” en laten je toe volgende instellingen te bepalen:

Beschikbaarheid: Bepaal wanneer en voor welke gebruiker het formulier beschikbaar is. Gebruik hiervoor volgende velden:

  • Actief: De gebruiker krijgt actieve formulieren te zien
  • Beschikbaar tussen: Bepaal een tijdspanne waartussen het formulier beschikbaar is, en bepaal op voorhand wanneer inschrijvingen openen of afsluiten.
  • Privacy: bepaal wie toegang krijgt tot het formulier
    • Publiek: Maakt het formulier beschikbaar voor iedereen
    • Beschermd: Maakt het formulier enkel beschikbaar voor de geselecteerde personen, groepen of leden.
    • Privé: Maakt het formulier enkel beschikbaar voor gebruikers die de rechtstreekse link naar het formulier kennen. Deze link beheer je bovenaan de instellingen

Link aan activiteiten: Hoort het formulier bij een bepaalde activiteit in de agenda? Link het dan aan deze activiteit. Hierdoor zal het formulier getoond worden bij de details van de activiteit, en kunnen gebruikers rechtstreeks inschrijven vanuit de agenda.

Tags: Gebruik tags om formulieren in te delen in verschillende categorieën, waardoor gebruikers eenvoudiger het juiste formulier kunnen terugvinden. Klik op “beheer tags” om een nieuwe tag aan te maken.

Admins: Voeg gebruikers toe als admin van het formulier om hen volledige toegang tot het formulier en de inschrijvingen te verschaffen.

 

Notificaties: Via de tab notificaties kan je de instellingen voor verschillende notificaties beheren:

  • “Stuur een melding naar de admins wanneer een inschrijving wordt toegevoegd”.
    Hiermee wordt een melding verzonden naar elke admin van het formulier telkens een inschrijving wordt toegevoegd.
  • “Stuur een bevestiging naar de gebruiker bij het toevoegen van een inschrijving”.
    Activeer deze optie indien je per mail een bevestiging wenst te sturen naar de persoon die heeft ingeschreven. Deze optie is enkel beschikbaar indien het formulier minstens één email veld bevat.
  • “Toon bericht na toevoegen van inschrijving”.
    Met deze optie kan je een gepersonaliseerde tekst tonen zodra de inschrijving wordt verzonden.

De inhoud van de mails en meldingen kan je personaliseren met behulp van volgende tags:

  • [FIRST_NAME] wordt vervangen door de voornaam die opgegeven wordt in het veld van het type “volledige naam”
  • [LAST_NAME] wordt vervangen door de achternaam die opgegeven wordt in het veld van het type “volledige naam”
  • [FULL_NAME] wordt vervangen door de voornaam én voornaam die opgegeven wordt in het veld van het type “volledige naam”
  • [TOTAL_AMOUNT] wordt vervangen door te betalen bedrag.

Tickets

Voor de items van een drop down veld, radio knop, checkbox of product veld kan je tickets activeren. Bevat je formulier één veld waarvoor tickets werden geactiveerd, dan kan je via de instellingen van het formulier de eigenschappen van de tickets beheren:

  • Automatisch tickets generen: Met deze optie bepaal je of de tickets automatisch gegenereerd (en verzonden) worden zodra een inschrijving wordt toegevoegd. Vink deze optie uit om de tickets na de inschrijving manueel aan te maken en te verzenden worden. Dit kan handig zijn indien er eerst bepaalde gegevens gecontroleerd dienen te worden alvorens de tickets worden verzonden.
  • Gebruik de volgende velden om de tekst en weergave van het ticket te bepalen:
    • Hoofding ticket
    • Tekst
    • Disclaimer
    • Afbeelding hoofding

Klik op de knop “voorbeeld” om een voorbeeld van het ticket te zien.

Tickets verzenden

Ook de instellingen voor het verzenden van tickets kan je terugvinden via de instellingen van het formulier ( “instellingen” > “Tickets” > “Tickets verzenden”). Enkel beschikbaar indien het formulier minstens één email veld bevat.

  • Verzenden naar: Selecteer het veld van het formulier waarin de gebruiker zijn emailadres ingeeft
  • Gebruik de velden “onderwerp email” en “tekst email” om de inhoud van de mail te beheren die verzonden wordt bij het versturen van de tickets.

Tickets valideren

Elk ticket bevat een unieke QR code die gebruikt kan worden om de tickets te scannen en de status ervan aan te passen. Het scannen van de QR code kan met elke QR scanning app die te vinden zijn in de Playstore en Appstore.

De status van het ticket aanpassen kan enkel door gebruikers die ingelogd zijn in Twizzit én die opgegeven werden als “scanner“. Gebruik het veld “scanners” om op te geven wie de status van de tickets kan aanpassen. Dit veld is eveneens te vinden in de instellingen van het formulier

 

Online betalingen

De module inschrijvingen stelt je in staat om gebruikers online te laten betalen. Bevat je formulier een drop down veld, radio knop, checkbox of product veld waarvoor “prijszetting” werd ingeschakeld, dan kan er eveneens online betaald worden.

De instellingen voor het online betalen zijn terug te vinden in de tab “betalingen” in de instellingen van het formulier.

Selecteer “betalingen activeren” om online betalingen in te schakelen. Twizzit werkt samen met http://www.pom.be voor het afhandelen van online betalingen via bancontact. Ga als volgt te werk om gebruik te maken van deze service.

  1. Klik op “rekening toevoegen“ om een rekening in te stellen waarnaar overgeschreven kan worden. Voor het toevoegen van een rekening wordt een eenmalige kost van 49€ aangerekend om de rekening te valideren. Eens een rekening gevalideerd is blijft ze beschikbaar en kan u ze gebruiken om voor betalingen vanuit verschillende formulieren.
  2. Geef volgende gegevens op om een aanvraag te starten:
    1. Rekeningnummer
    2. Naam rekeninghouder. De opgegeven naam dient overeen te komen met de naam van de rekeninghouder bij de financiële instelling. De aanvraag zal niet gevalideerd worden indien deze afwijkt.
    3. Straat huisnummer en postcode van de rekeninghouder
  3. Klik op volgende om de validatie procedure te starten.
  4. Zodra de rekening is gevalideerd kan deze gebruikt worden voor de online betalingen. Het valideren van een rekening kan tot 72 uur duren.

Wens je de gebruiker ook de mogelijkheid te geven later te betalen, vink dat het vakje “Later betalen toestaan” aan om de gebruiker de mogelijkheid te geven het formulier te verzenden zonder te betalen.

Formulier Publiceren

Is je formulier klaar voor gebruik? Gebruik dan één van onderstaande methodes om het formulier te delen met je gebruikers:

  • Via een directe link: Elk formulier is beschikbaar via een directe link. Deze link kan je terugvinden via de instellingen van het formulier, en kan gedeeld worden met iedereen die wenst in te schrijven.
  • Koppelen aan een event: Hoort het formulier bij een bepaalde activiteit die toegevoegd werd aan de agenda, dan kan je het formulier en de activiteit koppelen. Hierdoor kunnen gebruikers rechtstreeks inschrijven door in de agenda op de activiteit te klikken.
  • Weergeven in de module inschrijvingen: Elk formulier wordt ook weergeven in de module “inschrijvingen”, die toegankelijk is voor alle gebruikers. Via deze module krijgen de gebruikers een overzicht van alle actieve formulieren, en kunnen ze rechtstreeks vanuit de APP inschrijven
  • Publiceren op de website: Met behulp van de widget “formulieren” kan een formulier op de website gepubliceerd worden. Open de module “website layout” om deze widget aan een pagina toe te voegen.
Inschrijvingen opvolgen

Zodra het formulier geactiveerd is kan het opvolgen van de inschrijvingen beginnen. Via de tab inschrijvingen kan je alle inschrijvingen en tickets van het formulier opvolgen.

Inschrijvingen

Via de knop inschrijvingen krijg je een overzicht van alle inschrijvingen en hun status. Klik op een inschrijving om meer details te bekijken en de inschrijving te verwerken.

Converteren/updaten

Een inschrijving kan gebruikt worden om eenvoudig nieuwe contacten, families en bedrijven aan te maken in Twizzit, of de gegevens van bestaande contacten, families en bedrijven up-to-date te houden. Open hiervoor een inschrijving en klik op “contact aanmaken/aanpassen

Linken

We raden aan elke inschrijvingen te linken aan een contact, familie of bedrijf. Hierdoor wordt elke inschrijving gekoppeld aan een contact, familie of bedrijf, waardoor de inschrijving zichtbaar wordt in het bijhorend profiel én de contacten, families en bedrijven gefilterd kunnen worden op basis van de inschrijvingen.

Tickets

Via de knop tickets krijg je een overzicht te zien van alle tickets van het formulier. Gebruik dit overzicht

Statistieken

Via de knop statistieken krijg je een statistisch overzicht van de inschrijvingen te zien.