Dankzij een samenwerking tussen Twizzit en de federatie kan je leden aansluiten bij de federatie door gebruik te maken van Twizzit. Dit is nodig om licenties te verkrijgen van de bond, eventueel leden aan wedstrijdbladen te kunnen toevoegen en in orde te zijn met de verzekeringen.
Het is belangrijk ook steeds een lidmaatschap voor de club toe te voegen aan Twizzit. Deze clublidmaatschappen worden onder andere gebruikt voor de communicatie en facturatie. Voeg lidmaatschap types voor jouw club toe via 'instellingen'> 'lidmaatschap types'.
Volg vervolgens onderstaande stappen om leden aan te sluiten bij zowel de federatie als bij de club:
Open de module 'CRM'.
Via het tab 'contacten', open je het profiel van het lid dat je wenst aan te sluiten.
Scrol naar beneden. Onder de sectie 'lidmaatschappen' klik je op 'toevoegen'.
Kies voor de optie 'voeg lidmaatschap toe bij zowel de club als de federatie'.
Kies een lidmaatschapstype, een seizoen en een startdatum voor het lidmaatschap bij de club.
Kies een lidmaatschap en een seizoen voor de federatie.
Voeg indien nodig bestanden toe.
Klik op 'lidmaatschapaanvragen'.
Indien je een lid enkel bij de federatieof enkel bij de club wenst toe te voegen. Kies dan voor deze optie na stap 3 in bovenstaande stappen.
Wil je de status van ingediende lidmaatschapsaanvragen opvolgen? Lees onder de video verder hoe je dat doet.
Lidmaatschappen in bulk toevoegen? Raadpleeg dit artikel.
Lidmaatschapsaanvragen opvolgen
Verwerken van federatie-aanvragen
Ook de federatie kan in bepaalde gevallen lidmaatschappen toevoegen, deze dien je als club echter steeds goed te keuren. Het is dus belangrijk dat de club dit steeds goed opvolgt. Bovendien raden we je aan hier ook steeds een clublidmaatschap aan te koppelen, om de communicatie en facturatie binnen jouw club te vergemakkelijken.
Het verwerken van lidmaatschappen die door de federatie werden toegevoegd, doe je als volgt:
Open de module 'CRM'.
Onder het tab 'contacten', klik je op het subtab 'aanvragen in verwerking'.
Klik een aanvraag open onder 'wijzigingen om goed te keuren'.
Maak een keuze uit volgende opties.
Koppel het lidmaatschap aan een voorgesteld contact.
Selecteer een contact om het lidmaatschap aan te koppelen.
Creëer een contact en voeg dit lidmaatschap toe.
Klik op 'bevestig'.
Status ingediende aanvragen
Volg onderstaande stappen om de status van de ingediende licentieaanvragen te bekijken.
Open de module 'CRM'.
Onder het tabblad 'contacten', klik je op het subtab 'aanvragen in verwerking'.
Hier krijg je een overzicht van de licenties aan de hand van volgende categorieën:
Niet-toegekende lidmaatschappen: De federatie voegde één of meerdere lidmaatschappen toe voor deze leden. Deze dien je dus te verwerken en te koppelen aan het correcte contact.
Aangevraagde lidmaatschappen: Deze lidmaatschappen werden door jouw club aangevraagd en dienen nog te worden goedgekeurd door de federatie.
Geweigerde lidmaatschappen: Deze lidmaatschappen werden geweigerd door de federatie. In het overzicht kan je veelal de reden hiervoor terugvinden. Los dit op en klik op 'negeren' of op 'opnieuw proberen'.