Inschrijvingen automatisch verwerken

Automatisch contact aanmaken/ Linken aan bestaand contact

Wil je op basis van de ingevulde gegevens automatisch een nieuw contact aanmaken of wil je de inschrijving linken aan een bestaand contact? Volg dan onderstaande stappen:

  1. Open de module "inschrijvingsformulieren"
  2. Klik onder het gewenste formulier op "formulier instellingen"
  3. Selecteer de subtab "verwerk inschrijvingen"
  4. Vink onder "conversie 1" de optie "maak/link aan contact" aan en selecteer de gewenste opties:
  5. Klik op "opslaan"

Koppel automatisch een lidmaatschap aan contacten die het formulier invullen

Wil je ervoor zorgen dat contacten die het formulier invullen automatisch een lidmaatschap toegewezen krijgen? Volg dan onderstaande stappen: 

  1. Open de module "inschrijvingsformulieren"
  2. Klik onder het gewenste formulier op "formulierinstellingen"
  3. Selecteer de subtab "verwerk inschrijvingen"
  4. Vink onder "conversie 1" de optie "maak/link aan contact" aan en selecteer de gewenste opties:
    •  "Creëer een nieuw contact"
    • "Link een inschrijving aan bestaand contact"
  5. Vink de optie "Maak een nieuw lidmaatschap voor de contactpersoon" aan
  6. Maak een keuze uit volgende opties: 
    • "Gebruik het lidmaatschapstype dat is gedefinieerd in de inschrijving": Het formulier moet een veld bevatten van het type lidmaatschapstype.
    • "Gebruik een vooraf gedefinieerd lidmaatschapstype": Selecteer een lidmaatschap type. Alle contacten krijgen dan hetzelfde lidmaatschap toegewezen.
  7. Selecteer een einddatum of seizoen voor het lidmaatschap
  8. Vink indien gewenst volgende opties aan: 
    • "Maak dit lidmaatschap alleen aan als de gebruiker nog geen actief lid is"
    • "Maak dit lidmaatschap alleen aan als de gebruiker geen actief lidmaatschap van hetzelfde type heeft"
  9. Klik op "opslaan".

Voeg contacten automatisch toe aan een groep

Wil je graag dat contacten die het formulier invullen, automatisch in de juiste groep in Twizzit worden ingedeeld? Volg dan onderstaande stappen: 

  1. Open de module "inschrijvingsformulieren"
  2. Klik onder het gewenste formulier op "formulierinstellingen"
  3. Selecteer de subtab "verwerk inschrijvingen"
  4. Vink onder "conversie 1" de optie "maak/link aan contact" aan en selecteer de gewenste opties:
    • "Creëer een nieuw contact"
    • "Link een inschrijving aan bestaand contact"
  5. Vink de optie "voeg contact toe aan groep" aan
  6. Maak vervolgens een keuze uit volgende opties: 
    • "Gebruik de groep die is gedefinieerd in de inschrijving": Het formulier moet een veld van het type groep bevatten.
    • "Toevoegen aan vooraf gedefinieerde groep": Selecteer een groep. Alle contacten zullen bijgevolg aan dezelfde groep worden toegevoegd. 
  7. Selecteer vervolgens ook de groepsfunctie door een keuze te maken uit volgende opties: 
    1. "Gebruik de functie die is gedefinieerd in de inschrijving": Het formulier moet een veld van het type contactfuncties bevatten.
    2. "Koppel met vooraf gedefinieerde groepsfunctie":  Selecteer een functie. Alle contacten zullen bijgevolg aan de groep worden toegevoegd met dezelfde functie.
  8. Vink vervolgens indien gewenst de optie "Koppel dit contact alleen als het nog niet is gekoppeld aan de groep met dezelfde functie" aan
  9. Klik op "opslaan".

Maak automatisch een gepersonaliseerd document aan 

Wil je een mutualiteitsdocument verzenden naar alle ingeschreven personen? Gebruik dan de automatisch gegenereerde gepersonaliseerde documenten. Hiervoor ga je als volgt te werk: 

  1. Open de module "inschrijvingsformulieren"
  2. Klik onder het gewenste formulier op "formulierinstellingen"
  3. Selecteer de subtab "verwerk inschrijvingen"
  4. Vink onder "conversie 1" de optie "maak/link aan contact" aan en selecteer de gewenste opties:
    • "Creëer een nieuw contact"
    • "Link een inschrijving aan bestaand contact"
  5. Vink de optie "maak een persoonlijk document voor het contact" aan
  6. Selecteer de gewenste template
  7. Vink indien gewenst de optie "verzend het document naar de aangemaakte / gekoppelde contactpersoon" aan en bewerk het e-mail bericht door op de groene link te klikken.
  8. Klik op "opslaan".

Creëer/link automatisch aan familie

Wil je ook de families in jouw club automatisch creëren aan de hand van de inschrijvingen? Dat kan? Lees hieronder hoe.

  1. Open de module "inschrijvingsformulieren"
  2. Klik onder het gewenste formulier op "formulierinstellingen"
  3. Selecteer de subtab "verwerk inschrijvingen"
  4. Vink onder "conversie 1" de optie "maak/link naar familie" aan en selecteer de gewenste opties:
    • "Creëer een nieuwe familie"
    • "Link inschrijving aan een bestaande familie". De inschrijving wordt dan enkel gekoppeld als er precies één overeenkomst gevonden wordt op basis van naam en adres.
    • "Koppel contact aan familie als contact niet aan een familie is gekoppeld"
      • "Gebruik de familiefunctie die in de inschrijving is gedefinieerd": Het formulier moet een veld bevatten van het type familiefunctie.
      • "Koppeling met vooraf gedefinieerde gezinsfunctie": Alle contacten worden toegevoegd met dezelfde functie.
  5. Klik op "opslaan".

 

Creëer/link automatisch aan bedrijf

Vraag de bedrijfsgegevens op in je formulier, link personen automatisch aan bedrijven of creëer nieuwe bedrijven in Twizzit. Volg hiervoor onderstaande stappen:

  1. Open de module "inschrijvingsformulieren"
  2. Klik onder het gewenste formulier op "formulierinstellingen"
  3. Selecteer de subtab "verwerk inschrijvingen"
  4. Vink onder "conversie 1" de optie "maak/link aan bedrijf" aan
  5. Selecteer de gewenste optie(s): 
    • "Maak een nieuw bedrijf als er geen overeenkomst wordt gevonden op basis van de bedrijfsnaam"
    • "Koppel de inschrijving aan een bestaand bedrijf als er precies één overeenkomend bedrijf wordt gevonden op basis van de bedrijfsnaam"
    • "Koppel contact aan bedrijf met de volgende functie"
      • "Bedrijfscontactfunctie gedefinieerd in inschrijving": Het formulier moet een veld bevatten van het type bedrijfsfunctie
      • "Voorgedefinieerde bedrijfscontactfunctie":  Alle contacten worden toegevoegd met dezelfde functie.
  6. Klik op "opslaan". 

Maak automatisch facturen aan

Factureer automatisch op basis van een inschrijving door onderstaande stappen te volgen:

  1. Open de module "inschrijvingsformulieren"
  2. Klik onder het gewenste formulier op "formulierinstellingen"
  3. Selecteer de subtab "verwerk inschrijvingen"
  4. Vink onder "conversie 1" de optie "factuur aanmaken"
  5. Maak vervolgens een keuze uit volgende opties voor wie je de factuur wenst aan te maken:
    • "De contactpersoon die aan de inschrijving is gekoppeld"
    • "De familie die gekoppeld is aan de inschrijving"
    • "Het bedrijf dat is gekoppeld aan de inschrijving"
    • "De familie die aan de inschrijving is gekoppeld of voor de gekoppelde contactpersoon als er geen familie beschikbaar is"
    • "Het bedrijf dat aan de inschrijving gekoppeld is of voor het gekoppelde contact als er geen bedrijf beschikbaar is"
  6. Selecteer het gewenste register
  7. Selecteer de gewenste template
  8.  Vink de optie "Stuur de factuur via e-mail naar de ontvanger" aan indien gewenst.
  9. Klik op "opslaan"
Het automatisch aanmaken en versturen van een factuur is enkel mogelijk wanneer er automatisch een contact/bedrijf/familie gelinkt werd aan de inschrijving.

 

Bevat jouw formulier gegevens van meerdere personen? Selecteer dan een tweede conversie bij de opmaak van het formulier en selecteer ook de verwerking van deze gegevens onder Verwerk inschrijvingen. 

 

Was this helpful?
Over de module (inschrijvings)formulieren
Waarom de module (inschrijvings)formulieren gebruiken?
Formulier opbouwen
Formulier toevoegen
Velden toevoegen aan een formulier
Soorten velden
Logica toevoegen
Voorraden en limieten instellen
Wachtlijst activeren / beheren
Tarieven en kortingen toekennen
Reeds gemaakte inschrijvingen weergeven in het formulier
Automatisch velden invullen en velden mappen
Formulieren beheren
Formulieren opzoeken
Formulier kopiëren
Formulieren (de)activeren
Formulieren archiveren
Formulieren verwijderen
Formulier instellingen
Algemene formulier instellingen
Meldingen instellen
Formulier beheerders toevoegen
Online betalingen activeren
Tags toevoegen aan formulier
Formulier publiceren
Beschikbaarheid formulier
Formulieren delen en promoten
Inschrijvingen beheren
Overzicht inschrijvingen & statistieken
Onvoltooide inschrijvingen
Overzicht bestelde producten en voorraden
Communiceren met ingeschreven personen
Inschrijvingen exporteren
Inschrijving bekijken en aanpassen
Inschrijvingen verwerken
Waarom inschrijvingen verwerken?
Inschrijvingen automatisch verwerken
Inschrijvingen manueel verwerken
Gepersonaliseerde documenten manueel/automatisch aanmaken
Facturen (manueel/automatisch) aanmaken vanuit inschrijvingsformulieren
Betalingen opvolgen
Inschrijving verwijderen
E-tickets en ticket toegangscontrole
Waarom e-tickets gebruiken?
E-tickets activeren voor een product
E-ticket instellingen & lay-out
Overzicht e-tickets & statistieken
Twizzit ticketing APP gebruiken