1. Algemeen
Bij GANTOISE hechten we veel waarde aan je privacy en de bescherming van je persoonsgegevens. In deze privacyverklaring geven we duidelijke en transparante informatie over hoe wij omgaan met je persoonsgegevens. We doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan zorgvuldig om met je gegevens. GANTOISE houdt zich altijd aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR).
Dit betekent dat wij:
- Je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, zoals beschreven in deze privacyverklaring.
- De verwerking van je persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens die nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
- Je uitdrukkelijke toestemming vragen als wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens.
- Passende technische en organisatorische maatregelen nemen om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen.
- Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt.
- Je rechten als betrokkene omtrent je persoonsgegevens respecteren en je hierover informeren.
GANTOISE is verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Heb je na het lezen van onze privacyverklaring nog vragen of wil je contact met ons opnemen, dan kan dat via onderstaande contactgegevens:
GANTOISE vzw
Adres: Noorderlaan 25, 9000 Gent
Email: secretariaat@gantoise.be
Telefoon: 09 430 90 94
2. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?
GANTOISE verwerkt je persoonsgegevens voor de volgende doeleinden en rechtsgronden:
- Deelname aan activiteiten van GANTOISE (uitvoering overeenkomst)
- Versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen (gerechtvaardigd belang)
- Verkrijgen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting)
3. Welke gegevens verwerken we?
Wij kunnen de volgende persoonsgegevens vragen, opslaan, verzamelen en verwerken voor de onderstaande doelstellingen:
- Identificatiegegevens: naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail
- Identiteitsgegevens uitgegeven door overheid: identiteitskaartnummer
- Persoonlijke kenmerken: geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit
- Sportieve resultaten: klassement tennis, prestaties en vaardigheden hockey
- Financiële gegevens: saldo op clubbetaalkaarten
Tijdens onze wedstrijden en evenementen maken we foto's en video-opnames van deelnemers. Deze gebruiken we voor onze Facebookpagina, flyers, promotiemateriaal, website en sfeerreportages.
Door in te schrijven en deel te nemen aan onze evenementen en wedstrijden geef je stilzwijgend toestemming voor het maken en publiceren van niet-geposeerde, spontane foto’s en sfeerbeelden. Voor gerichte foto's hebben we je expliciete toestemming nodig. Dit geldt voor groepsfoto’s, close-ups van spelers (in beweging) en individuele foto’s. Indien je akkoord gaat met deze privacyverklaring, ga je ook hiermee akkoord.
Wil je dat fotomateriaal verwijderd wordt, stuur dan een e-mail naar secretariaat@gantoise.be.
Volgens Art. 10 en 12 van de privacywet heb je recht op toegang, verbetering en verzet met betrekking tot je persoonsgegevens, ook voor niet-gerichte beelden.
4. Wie verwerkt de gegevens?
De gegevens worden verwerkt door:
- Bestuursleden van de vereniging
- Vrijwilligers van de vereniging
- Het secretariaat van de vereniging
- Tennis Vlaanderen (bij lidmaatschap Tennis)
- Koninklijke Belgische Hockey Bond (bij lidmaatschap Hockey)
5. Verstrekking aan derden
Wij kunnen je gegevens aan derden verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
We maken gebruik van derde partijen voor:
- Het verzorgen van de internetomgeving (webhosting)
- Het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT-netwerk)
- Het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen
Wij geven geen persoonsgegevens door aan verwerkers (andere partijen) zonder een verwerkersovereenkomst. We maken de nodige afspraken met deze partijen om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen.
We geven je gegevens niet door aan derden, tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek. We delen geen persoonsgegevens met partijen buiten de EU.
6. Minderjarigen
Wij verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door een ouder of wettelijke vertegenwoordiger.
7. Bewaartermijn
GANTOISE bewaart je persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt of wettelijk vereist is. We houden gegevens niet langer bij dan 10 jaar.
8. Beveiliging van de gegevens
We hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om je persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, waaronder:
- Geheimhoudingsplicht voor iedereen die namens GANTOISE van je gegevens kennis kan nemen.
- Een gebruikersnaam- en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
- Pseudonimisering en encryptie van persoonsgegevens indien nodig.
- Back-ups van persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
- Training van medewerkers over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
9. Je rechten omtrent je gegevens
Je hebt het recht op inzage, kopie, aanpassing of het wissen van de persoonsgegevens die wij hebben ontvangen. Via het eerder vermelde adres kun je hiervoor contact met ons opnemen.
Je kunt ook bezwaar maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens door ons of een van onze verwerkers. Daarnaast heb je het recht om je gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of direct aan een andere partij. We kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor geven aan dergelijke verzoeken.
10. Klachten
Heb je een klacht over de verwerking van je persoonsgegevens, neem dan direct contact met ons op. Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
11. Wijziging privacyverklaring
GANTOISE kan deze privacyverklaring te allen tijde wijzigen. De laatste wijziging was op 26 april 2018.