Le nom ‘WTC '78 Coevorden’ révèle immédiatement un morceau d'histoire. Le club a été fondé en 1978 par quelques amis qui voulaient faire du vélo ensemble. Aujourd’hui le club de vélo compte près de 140 membres. Avec autant de membres, j'avais beaucoup de mal à garder une vue d'ensemble et je devais tout noter pour ne pas l’oublier, dit le secrétaire Richard. Je savais que nous devions nous professionnaliser. Il était temps d'adopter une approche différente.

 

Du football au cyclisme

Avant, je jouais au football trois fois par semaine, commence Richard. Jusqu'à ce qu'un ami (l'actuel président de notre club aujourd’hui) m’a encouragé à faire du VTT dans les bois avec lui. J'ai été immédiatement vendu, surtout parce que ce sport était si flexible. Je pouvais planifier mes déplacements en fonction de mes engagements familiaux et il n'y avait aucune pression pour être présent chaque semaine. En outre, le club proposait de nombreuses activités amusantes pendant l'été. En conséquence j'ai arrêté de jouer au football et je suis devenu membre du WTC'78 Coevorden. Il y a quatre ans, j'ai rejoint la direction en tant que secrétaire.

La convivialité sous un angle sportif

WTC '78 Coevorden rassemble des personnes passionnées par le cyclisme. À partir d'une longue histoire, on a construit une association dans le but de promouvoir le cyclisme récréatif et sportif dans la région de Coevorden, dit Richard. Le plaisir et la sécurité sont essentiels dans ce domaine. Ce club en une phrase? La convivialité sous un angle sportif.

On donne à nos sponsors la visibilité qu'ils méritent

Le point de départ et d'arrivée de nos balades à vélo se trouve sur le marché de Coevorden. C'est également là que vous trouverez le bar régulier de notre club. Ce café est devenu l'un de nos sponsors. Nous leur en sommes très reconnaissants, car grâce à eux et à tous nos autres sponsors, nous pouvons nous montrer comme une unité. En commençant et en finissant au marché de Coevorden, on donne à nos sponsors la visibilité qu'ils méritent.

Tout noter pour ne pas l’oublier

En tant que secrétaire, au fur et à mesure qu’on grandissait, j'avais besoin de plus en plus de programmes différents. Un logiciel de gestion des membres, un stockage dans le cloud, une plateforme pour les newsletters, un carnet d'adresses dans mon Outlook, un site internet, ... Ça me prenait beaucoup de temps et surtout beaucoup de duplication de travail pour tout suivre. Il n'y avait pas de vue d'ensemble. Je devais tout noter pour ne pas l’oublier. Je savais qu’on devait nous professionnaliser. Il était temps d'adopter une approche différente.

Professionnalisation de notre club cycliste

Je me suis mis à la recherche d'un logiciel via l'internet. On a choisi Twizzit parce que ce logiciel de gestion des membres répondait le mieux à nos besoins, tant sur le plan financier qu'en termes de possibilités. Aujourd'hui, on récolte les fruits de cette décision, dit Richard. On a maintenant beaucoup plus d'options pour atteindre nos membres. La planification et le suivi des événements sont beaucoup plus faciles grâce à l'automatisation. Les membres peuvent gérer eux-mêmes leurs données, de sorte que notre CRM est désormais toujours à jour. Le suivi des présences est beaucoup plus facile. Nos newsletters sont beaucoup plus professionnels et plus faciles à créer. Et ainsi de suite! En fait, tout est devenu plus facile pour moi en tant que secrétaire. Je peux maintenant consacrer plus de temps à d'autres choses que l'administration. C'est un grand pas vers la professionnalisation de notre club cycliste.

Beaucoup plus de balades à vélo

L'avenir nous apportera de nombreuses autres balades à vélo et de nombreuses activités amusantes, conclut Richard. Tels que le tour annuel des collines, le tour pour une œuvre caritative, ... On continue à nous concentrer sur l'automatisation et on examine comment on peut intégrer de plus en plus de choses dans Twizzit, étape par étape, afin d'utiliser le logiciel de manière optimale. En conséquence, nous gagnons du temps, ce qui nous permet de nous concentrer davantage sur des choses plus essentielles, comme la gestion de notre club.