Définissez vous-même qui peut entrer la présence (en fonction de la fonction de contact pour les activités) et déterminez également les statuts de présence disponibles. Ensuite, choisissez également dans le contrôle d'accès qui ne peut voir que sa propre présence, qui peut voir celle du groupe et qui peut consulter celle de toute l'organisation.
Définissez les sous-types d'activités disponibles dans votre organisation et créez les activités souhaitées. Reliez les groupes et les contacts souhaités à l'activité, afin que l'activité apparaisse dans leur agenda personnel et que leur présence soit demandée.
Travaillez-vous sur la planification de plusieurs équipes en même temps? Assurez-vous de copier les activités et évitez d'avoir à définir le même paramètre encore et encore.
Laissez les membres entrer en leur présence avant le début de l'événement et assurez-vous que la personne responsable a une idée de qui s'attendre. Cela permet une préparation plus efficace.
De plus, demandez au volontaire de confirmer les présences lors de l'enregistrement de l'activité. De cette façon, vous gardez également un aperçu de qui était réellement présent à l'activité et des frais pour vos bénévoles par la suite.