Gepersonaliseerde documenten worden voornamelijk gebruikt voor het genereren van attesten voor de mutualiteit, zowel voor de inschrijving binnen jouw organisatie (lidgelden) als voor kampen.
Gepersonaliseerde documenten kunnen ook aangemaakt worden via de CRM-module. Voor mutualiteitsdocumenten voor sportkampen en lidgelden raden we echter aan te vertrekken vanuit de formulierenmodule, aangezien voor deze documenten vaak betalingsinformatie vereist is. Deze betalingsinformatie is enkel beschikbaar binnen de formulierenmodule en niet binnen de CRM-module.
Om een gepersonaliseerd document te kunnen aanmaken, is het cruciaal dat de inschrijving gelinkt is aan een contact.
Gepersonaliseerde documenten manueel aanmaken
Om een gepersonaliseerd document manueel aan te maken op basis van een inschrijving, dien je als volgt te werk te gaan:
- Open de module 'inschrijvingsformulieren'.
- Klik op het aantal inschrijvingen onder het gewenste formulier.
- Kies de inschrijving waarvoor je het document wenst aan te maken.
- Klik op de naam van de persoon. Zorg ervoor dat de inschrijving gelinkt is aan de persoon.
- Scroll naar 'documenten' en klik op 'creëer persoonlijk document'.
- Klik de template aan die je wil gebruiken. Je kan een nieuwe template aanmaken of een eerder gemaakte template hergebruiken.
- Klik op 'volgende'.
- Kies of je een melding wenst te versturen.
- Klik op de groene knop 'documenten genereren'.
- Je vindt dit document nu terug onder 'gelinkte bestanden' binnen de inschrijving.
Gepersonaliseerde documenten manueel aanmaken in bulk
Om meerdere gepersonaliseerde documenten in bulk aan te maken (op basis van een inschrijving), ga je als volgt te werk te gaan:
- Open de module 'inschrijvingsformulieren'.
- Klik op het aantal inschrijvingen onder het gewenste formulier.
- Vink in het overzicht de inschrijvingen aan waarvoor je een document wil aanmaken.
- Klik bovenaan de pagina op de knop 'acties' en klik vervolgens op de actie 'gepersonaliseerde documenten aanmaken'.
- Klik de template aan die je wil gebruiken. Je kan een nieuwe template aanmaken of een eerder gemaakte template hergebruiken.
- Klik op 'volgende'.
- Vink eventueel extra opties aan i.v.m. meldingen en / of extra velden.
- Klik op de groene knop 'documenten genereren'.
- Je vindt de gegenereerde documenten nu terug onder 'gelinkte bestanden' binnen de inschrijvingen.
Gepersonaliseerde documenten automatisch aanmaken
Wil je voor elke inschrijving binnen jouw formulier automatisch een gepersonaliseerd document aanmaken? Dat kan aan de hand van de automatische verwerking? Hiervoor ga je als volgt te werk:
- Open de module 'inschrijvingsformulieren'.
- Klik onder het gewenste formulier op 'formulierinstellingen'.
- Selecteer de subtab 'verwerk inschrijvingen'.
- Vink onder 'conversie 1' de optie 'maak/link aan contact' aan en selecteer de gewenste opties:
- 'Creëer een nieuw contact'
- 'Link een inschrijving aan bestaand contact'
- Vink de optie 'maak een persoonlijk document voor het contact' aan.
- Selecteer de gewenste template.
- Vink indien gewenst de optie 'verzend het document naar de aangemaakte / gekoppelde contactpersoon' aan en bewerk het e-mail bericht door op de groene link te klikken.
- Klik op 'opslaan'.
Een nieuwe template maken
Om een nieuwe template voor gepersonaliseerde documenten op te maken, ga je als volgt te werk:
Een geldig mutualiteitsdocument bevat o.a. de volgende informatie:
- Naam van de persoon
- Naam van de sportclub / organisatie
- Betaald bedrag
- Datum van betaling
- Datum van activiteit
- Aantal dagen (enkel voor sportkamp)
- Stempel / handtekening van de organisatie
Twizzit biedt twee standaard templates voor de mutualiteit aan: 'mutualiteit lidgeld' of 'mutualiteit sportkamp'. Je kan deze gebruiken / bewerken. Klik hiervoor op 'nieuwe template aanmaken' en vervolgens klik je de gewenste template aan.
Wil je een handtekening of een logo aan je template toevoegen? Dan doe je dat door deze als afbeelding aan je template toe te voegen.